室管理システムとは、建物内の特定の部屋など決められた範囲において、誰がどんな時間に入退室をしたのかを管理したり、記録するために使用されるシステムのことです。
近年ではセキュリティ対策はもちろん勤怠管理、情報漏えい対策などによって様々な場所で導入される機会が増えてきました。
また、現在のような「非接触行動」を求められる時代であることも需要の拡大に繋がっています。
入退室管理システムの構造はイメージだけでは理解しにくい部分も多いため「そもそも、なんの為に導入するのかが分からない」という方も多くいらっしゃいます。
本記事では、入退室管理システムの様々な例を取り上げつつ、基本的な概要や使える機能、導入における用途や必要な費用まで、なるべく幅広く紹介していきます。
入退室管理システムの概要
最初に入退室管理システムの主な概要について紹介していきます。
まずはこちらの項目を一通り参照して頂くことで、入退室管理システムがどういったものであるかを順番に知って頂ければと思います。
入退室管理システムとは？
入退室管理システムとは、最初に軽く触れましたが、任意の部屋のドアに認証システムなどを設置して、入退室の記録と取ったり、権限を付与して入退室を制限するなど、様々な用途で使われるセキュリティシステムの連携を指します。
これらの管理は専用のソフトウェアで行われることも多いことから「アクセスコントロール」と呼ばれる場合もあります。このシステムでは様々な機器（監視カメラやPCなど）と連携することで、施設の一部、もしくは全体を管理することも可能となっています。
また、近年では顔認証や生体認証技術など、高度なAI技術によって、単純なセキュリティ専門システムとしてだけではなく、同システムを利用した用途の幅も広がってきているのです。
導入する主な目的とは？
入退室管理システム導入の主な目的は以下のようなものが挙げられます。
不審人物や部外者侵入への対処
会社などの大きな建物では様々な人物が出入りをすることから、目視だけでは不審人物や部外者侵入を完全に防ぐことは難しいでしょう。入退室管理システムはこういった関係のない人物が侵入することを防ぐセキュリティ面での運用がこれまでの主流でした。
不正防止・情報漏えい対策
会社や組織として外部には出すべきではない機密を扱っている空間や限られた人員のみで取り扱っているプロジェクト情報などを含めて、入退室管理システムで権限を与えることによって、内部からの不正防止や情報漏えい対策としての導入事例もあります。銀行の金庫などが良い例になりますが、誰もが入れるべきではない部分をコントロール出来ることもこのシステムの特徴です。
人件費の削減
セキュリティシステムを統合することで、警備員等の人件費の削減に繋がります。企業などであれば管理部門などのコスト削減にも役立てることが可能であり、合わせて確認工程を減らすことにも繋がります。
出退勤の管理
入退室管理システムでは、システムの特徴を生かした出退勤管理などにも応用することが可能です。管理データは統合されるので、集計などの工程削減にも繋がります。
人為的なミスの削減
従来の制限を人によって行っていた場合、システムの導入によって人為的なミスを削減することが可能です。犯罪の抑止や内部不正防止も近い意味合いではありますが、個別の権限を付与することでトラブルの防止と異常を検知します。
出入り管理とは何が違うのか
一般的な出入り管理とは「受付業務の効率化」を重視しています。自動的に記録が残せるという意味では近いですが、残せるデータの種別が個別の出退勤の時刻管理のみであったりすることが多く、セキュリティシステムとしてはあまり効果が期待出来ません。
入退室管理システムは出入り口のみに使用するものではなく、建物・施設内の特定部分、もしくは指定された部分全てを一括で管理出来るものです。
スマートロックとは？
スマートロックは解錠に鍵を必要とせず、スマートフォンデバイスなどで解錠、施錠が可能なシステムです。基本的にはオートロック機能が搭載されており、いわゆる締め忘れなどを防ぐことが出来ます。入退室管理システムとは合わせて併用されることも多く、施錠はICカードのみ、解錠はスマートフォンからでも可能など、様々なパターンが存在しています。
また、万が一鍵となるデバイスを内部に忘れた時用に、マスターキーが付属していることが多いです。
電子錠との違い
電子錠はいわゆるキーレス（鍵のいらない）タイプの錠前システムのことを指します。電子錠は単体で稼働させる物がほとんどであり、一般的な家庭の玄関などでも使用可能です。
入退室管理システムで作動させる場合には、特定のデバイスによって認証するものの、電子錠ではなく「電気錠」として、中央の管理ソフトから信号を発する仕組みになっていることが多くなります。
同じキーレス、電気での作動ではあるものの、電子錠はネットワーク構成を前提にしていません。
システムを構成する要素について
入退室管理システムを構成する要素は大きく３つに分かれており、それぞれが連携することで全体を管理することが可能になります。
管理PCやサーバーなど
全てのデータを統合するシステムの核となる部分です。データの登録や管理、変更などに使用するものであり、頭脳のような役割を果たします。
各種デバイス（扉に取り付ける認証機器や監視カメラなど）
管理PCに登録されたデータを元に設置した機器に共有して、指定された範囲を管理するのはドアや扉に取り付ける認証機器です。主に「指紋認証」「顔認証」「ICカード認証」「暗証番号」「生体認証」などを使用して、入退室を制限します。
また、監視カメラなどによってさらに異常検知や防犯対策をする場合もあります。
これらのデバイスは管理PCやサーバーに登録されたデータを元に全て自動的に是非の判断をすることになります。
ソフトウェア
システムネットワークを使った入退室管理システムでは、専用のソフトウェアが使用されることが多くあります。用途や設置数などに応じて変わりますが、管理PCから専用ソフトウェアを使用してカスタムされた独自のネットワークルールを構成するのが一般的です。
入退室管理システムを導入するのに必要な費用など
入退室管理システムを導入するには、どのような項目に予算が必要なのか？
新しいシステムを1から導入するとなると、大きな予算が必要になる、というイメージが浮かびやすいですが、これらの予算はケースバイケースであり、必ずしも高額になるというわけではありません。
本項では導入にあたって必要になる購入品などを解説していきます。
認証機器の価格
入退室管理システムでは、ドア設置タイプの認証機器を使用します。認証機器の種類にもよりますが、システムを構築する上では必須の機器ですので、認証機器の費用が発生します。
設置費用について
設置費用については大きく「スタンドアロン」タイプと「ネットワーク」タイプに大別出来ます。
スタンドアロンとはコンピュータなどが他のネットワークや機器に接続せずに動いている状態を指します。ネットワークはその真逆であり、各機器が連動している状態です。
設置費用としては工程の少ないスタンドアロンタイプの方が安価な傾向にありますが、設置する数やドアの対応によって価格が決まります。
維持費用
コンピュータを使ったシステムや機器は定期的なメンテナンスなどが必要になることがあります。また、機器の故障やトラブルがあった場合で、内容によっては実費が必要な場合には別途予算が必要です。
認証機器などに安価なものはあるのか？
認証機器には認証方法の違いや機能などによって性能差があり、中には比較的安価なものも存在しています。認証機器の種類については、事前の予算に合わせて最適な機器を選ぶことも可能です。
月額などのサービスはあるの？
高品質な認証機器を購入するのは難しいけれど、一定以上の品質が欲しいというお客様向けに、レンタル形式や月額形式などサブスクリプションによる契約も可能です。
安く取り付けられる電子錠があると聞いたけれど本当？
インターネットショップなどでも購入出来るような電子錠は存在していますが、セキュリティ面での不安は専門機器に比べると大きく低下してしまいます。
また、クラウド化して連携させる場合には電子錠ではなく「電気錠」が必要になることも多いのです。製品の性質上、電子錠はあくまでもキーレスの錠前であるというものです。
導入にあたって注意するべきポイント
入退室管理システムはネットワーク上、またはクラウド化によってコントロールしますが、現状で使用している電気錠やドアなどが新しいシステムに対応しているかどうかを確認する必要があります。
社員など使用者への教育・通知
過去にシステム管理に慣れていない会社などが導入する場合には、社員への周知や教育はもちろん、システムに関わる関係者にも周知する必要があります。
また、勤怠管理などを併行して運用する場合なども同じくどういった勤怠管理になるのかを説明しておく必要があります。
管理する範囲や運用上のルール策定
入退室管理システムには権限の付与によって入退室を管理することが出来ますが、権限を与える人物などを一度整理して、システム採用後の運用ルールを策定しておく方がスムーズな移行に繋がります。
必要な人材が必要な場所に入れないなどのトラブルを防止するために、管理範囲における人員に通達した上で、与える権限のランクなども決めておくことがポイントです。
設置の出来る扉/出来ない扉
さきほどの注意点でもふれましたが、電気錠は設置可能な扉と出来ない扉が存在しています。
ほとんどのオフィスドアなどはアルミ、もしくはスチール製ですが、古い木製の場合は加工スペースが足りないことがあります。
また、鍵ケースのタイプ、ドアの厚さ、ドアの先端からシリンダーまでの距離なども設置の可否に関係します。
常時電源を入れたい場合には電源を確保出来るコンセントや配線が通っているかなど、事前のチェックが必要です。
運用の難易度は難しい？
実際に入退室管理システムの導入後に運用面で不安が残るという企業は多いですが、運用の難易度はシステム構築を依頼した会社のアフターフォローや研修などを通じて専任の人材を起用することもあります。
また、システム導入後は個人情報の保護に対するセキュリティ強化の意味も込めてプライバシーマーク認証などを実施される企業も多いのです。
Pマークと保存期間
Pマークとは会社や事業者が適切な個人情報の保護に対応出来ているかの認証制度であり、インターネットが発達した現在では、多くの企業が取得しています。
プライバシーマークの認証には、日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に適合しており、なおかつ個人情報の適切な保護体制が認められる必要があります。認証された事業活動においてプライバシーマークの使用が認められることで、企業内外においてのコンプライアンス強化などが目的の制度です。
このプライバシーマークに関連するものとして「取得した個人情報のデータの保存期間」というものがあります。入退室管理システムでは個人情報を取り扱うことから、これらの保存期間を設定する必要があります。
ただし、多くの場合は法令で定められた期間に設定されることが多く、あまり長期間の保存は情報の漏えいリスクを高めるため推奨されていません。
運用マニュアルの活用
新しいシステムを導入すれば必ず運用マニュアルが付属します。
導入後のアフターフォローや運用マニュアルを担当者同士で共有することで、大きなトラブルは回避することが可能です。
入退室管理システムは導入後は自由に使用することが可能ですが、機器のメンテナンスなど導入した企業との付き合いがなくなるわけではありません。
どうしても気になるという場合には、導入前にサポート内容についても確認しておくと良いでしょう。
入退室管理システムの主な導入場所について
ここからは、実例として「入退室管理システム」を導入した場所や事例などを紹介していきます。一般的には企業内での活用が多いイメージですが、近年では中小事業者であっても導入しているケースも存在しています。
オフィス・サテライトオフィスなどに
一番の主流はオフィスの部分的な設置です。セキュリティ向上や人件費削減なども含めて、もっとも使用率が高いと言えます。フレックスタイムを採用している企業や社内開発に力を入れている企業内では使用率が高くなります。
サーバールーム
IT企業にとってサーバールームはコアにあたる部分です。これらのセキュリティ対策や外部からの侵入を防ぐ方法としても採用されていることがあります。
店舗関連
入退室管理システムは企業だけの用途ではなく、店舗のある事業者でも活用されています。
例えば、保育園や学習塾などは防犯対策や非接触の実現などに効果を挙げており、連動して出席記録などもデータ管理が可能です。
他にも、会員制のバーやスポーツジム、フィットネス系の店舗などでも会員様の管理や識別に採用されていることがあります。
ホテル・ビル・マンションなどの大型施設
ホテルなどの宿泊施設では様々な人の出入りがあることから、顧客管理や防犯対策としての導入が広がっています。また、ビルやマンションなどの大型施設では居住者であるかどうかを確認するために使用されていたり、不審人物への対策としても活用されています。
大学や病院など
同じく施設として人の出入りが多く、敷地の広い大学や病院では部分的に入退室管理システムによって部外者の侵入対策を実施していることがあります。加えて、施設職員や生徒、患者などの記録も管理可能なため、トラブル防止に導入をされているケースもあります。
幅広い分野で普及する入退室管理システム
今までのイメージでは一部の大企業などだけが採用していた技術ですが、近年では技術進歩などでローコストでも導入可能なケースが増えたことにより、システムを導入している事業者の数は多くなっている傾向にあります。
入退室管理システムを導入するメリット・デメリット
入退室管理システムは前述の通り、以前よりも広がりを見せていますが、導入においてはメリットやデメリットも存在しています。
ここではいくつかを例に挙げておきますので、各メリットとデメリットを比較してみてください。
入退室管理システム導入におけるメリット
入退室管理システムの導入によって考えられるメリットは１つ目にセキュリティの向上です。
システムによって管理されたドアは、権限を持たない人間には通ることが出来ず、部外者の侵入から防ぎます。また、社内リスクの１つでもある情報の漏えい防止においても、いつ、誰が、どの部屋にいたかを把握することで、内部不正の抑止になるのです。
これらは監視カメラ等との連携によってさらにセキュリティ強化が期待出来ます。
２つ目のメリットとしては「工程の削減」と「コストの削減」です。
例えば、上司に承認を貰わないと入れない資料室なども、必要に応じて権限を付与するだけで可能になります。業務効率のアップをはかると共に、無駄な工程を省くことで人的コストの削減が可能です。
３つ目のメリットは「事務作業などの簡略化」です。
大人数の職場や施設であれば、通常は事務員がPCなどによって集計作業等をする必要がありますが、入退室管理システムで出退勤などの記録を共有することで、必要最小限の労力に抑えます。
また、コロナ禍のような状況であれば「非接触」を実現出来ることも１つのメリットだと言えるでしょう。
ICカードや暗証番号入力タイプでは接触が発生しますが、バイオメトリクス認証と呼ばれる生体認証技術ではスキャンのみで接触行為が発生しません。
入退室管理システム導入におけるデメリット
逆にデメリットとして考えられるのは、新しいシステムに適応するための社内規則の作成や教育、周知などが必要になる可能性があります。人数の少ない施設であればそこまで手間暇のかかるものではありませんが、中企業以上の規模になると、それなりの研修体制を整える必要があるでしょう。
また、現状の施設で流用が可能な物、不可能な物を判断して、必要に応じて交換・追加をしなくてはいけない場合もあります。トータルで見れば先行投資という形ですので、完全なデメリットにはなりませんが、一時的に経費がかさむ可能性もあります。
また、エラーなどのトラブルが起きた場合の解決策の共有やフローチャートを作成しておき、担当者が急病などで出勤出来ない可能性を考慮しておくことも必要です。
入退室管理システムの主な機能について
入退室管理システムには、様々な機能がありますが、ここからは各機能に関して掘り下げて解説いたします。
認証機能について
入退室管理システムのメインは入室、退室時における記録や権限の付与であり、これらは認証機能によって管理されます。
認証機能とは、登録したデータを元に「指紋、顔、静脈認証」などの生体認証技術が使用されているものから、ICカードや暗証番号入力での認証など、設置する機器によって異なります。
スマートフォンや専用のQRコードを生成して認証する方法や、多くの学校や社員などの関係者が共有するために、suicaやfelicaなどをICカードの代用に設定するなど、用途に応じてカスタマイズが可能になります。
暗証番号入力には接触が起こりますが、ICカード認証やその他では非接触式での導入も可能です。
記録とデータ保管
入退室管理システムでは、登録した人物が入退室をした際のデータを認証機器本体やネットワークを通じてPCに記録することが可能です。また、監視カメラなどと連携した場合には映像記録も残すことが出来ます。
管理専用のソフトウェアとの併用やデータへのアクセス権限も設定が可能ですので、担当者や権限のある人物以外にはデータへのアクセスが出来ない仕組みです。
情報漏えいの防止と共に、行動記録をデータ化することで社内導線の見直しや人材配置にも貢献出来る可能性があります。
登録人数について
入退室管理システムへの登録人数は機器などによって上限が異なります。
オフィスや施設の規模に応じて、必要な人数枠や予備の確保などは、専任のアドバイザーと協議した上で決定することが可能です。
比較的、安価な認証機器であっても数百人ほどは登録出来ることが多いですので、施設の大きさに関わらず全体をカバー出来る機器を使用することが出来ます。
錠前の種類について
ドアに付ける認証機器の他に、システムに使用出来る錠前にもいくつかの種類が存在しています。
ただし、基本的には「電子錠」ではなく「電気錠」であることが前提です。
電気錠の代表的な製品では、オフィス向けに開発された美和ロック製の「PicoA」シリーズなど、自宅や小さい施設であれば「GOAL」製のスマートロックなどです。