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【保存版】入退室管理システムとは?機能や効果、費用についてわかりやすく解説



入退室管理システムの導入を検討しているものの、仕組みや料金システムがよくわからず足踏みしているという人も多いのではないでしょうか。

入退室管理システム

入退室管理システムの主な目的は、入退室の管理を徹底してセキュリティの強化につなげることです。


その他にも

  • 出入りする人を自動的に認証して受付業務を効率化させたい

  • 部屋ごとに使い分けていた鍵を使うことなく、入退室をまとめて管理したい

  • 勤怠管理をもっと楽に行いたい

といった用途に幅広く対応しています。


また、コストを抑えたサービスや工事不要の製品も登場するなど、入退室管理システムは以前よりも利便性がアップしました。


本記事では、入退室管理システムについて理解を深めたい人向けに、その概要から効果、導入する際の費用相場まで分かりやすく説明します。

入退室管理システム

入退室管理システムについて

入退室管理システムについて調べていると、新たな情報が次々と出てきて「結局どんなシステムなのか」と混乱する人も少なくありません。


最初に知っておくべきことを以下の3点に絞りました。

  • 入退室管理室テムとは?

  • 入退室管理システムの仕組み

  • 入退室管理システム導入にあたっての注意点

  • 導入する主な目的とは?


各ポイントについて、見てみましょう。


入退室管理システムとは?

「入退室理システム」とは簡単にいうと、建物や部屋の出入りを管理するシステムのことです。

「いつ」「誰が」入退室したのかを記録し、それを管理するのが入退室管理システムの主な役割です。


人の入退室を記録・管理するというと、「出入り管理」を想像するかもしれませんが、出入り管理と入退室管理システムは、ほぼ同義語で用いられています。


入退室管理システムの仕組み

入退室管理システムの仕組みはとてもシンプルです。


人の出入りを管理したい扉に電気錠を設置し、入室する際に「ID認証リーダー」による認証を実施。入退室の履歴は、入退室管理ソフトに記録・保存されます。


入退室管理システムの仕組みには、大きく分けて

  1. 入室のみ認証

  2. 入退室の両方を認証

の2種類あります。


1.入室のみ認証

ID認証リーダーで入室し、退室する時は室内にある「退出ボタン」を押します。


2.入退室の両方を認証

ID認証リーダーで入室し、退室する時は室内にあるID認証リーダーを使います。


電気錠は、さまざまなタイプの扉に設置可能です。

電気錠の取り付け方には、

  • 設置工事が必要なタイプ

  • 両面テープなどを使って貼り付ける工事不要タイプ

の2種類あります。


また、入退室管理システムは複数の扉で使うことができ、パソコンなどで一元管理も可能です。


入退室管理システム導入にあたっての注意点

入退室管理システムを導入する際、留意するのは以下の2点です。

  1. 条件に合ったシステムを導入する

  2. 使用方法や運用ルールなどを従業員に周知する

  3. 定期点検を実施する


各留意点について詳しく見てみましょう。


1. 条件に合ったシステムを導入する

入退室管理システムは、利用する場所や用途に合わせて選ぶようにしましょう。


入退室管理システムと一口に言ってもさまざま製品があり、セキュリティのレベルやコスト、連携できるシステムなどが異なります。


「選択を間違えた」ということを避けるには、導入する前に入退室管理システムを設置することで、どんな課題を解決したいのかを明確にすることです。


例えば、入退室の管理と勤怠管理の効率化を目的としている場合は、勤怠管理と連携できるタイプに絞り込めますし、セキュリティを強化して企業機密を守りたいというのであれば、生体認証可能な製品に絞って検討できるでしょう。


2. 使用方法や運用ルールなどを従業員に周知する

導入した入退室管理システムをスムーズに利用するには、従業員への周知が不可欠です。


システムの使い方自体はそれほど複雑ではありません。しかし、他のシステムと連動させることによって起きた変更点について情報を共有することは、現場の混乱を防ぐことにつながります。


運用ルールを従業員に伝えておくことは、「してはいけないこととは知らずにやってしまう」ミスを防ぎます。


例えば共連れ。これは、入室しようとしてドアを開けた人の後に続いて入ることを指す言葉ですが、ID認証リーダーを使う手間が省けるからと、「ついでに入室」する場合も少なくありません。


しかし、共連れは認証されていない人の侵入を許すことになりますので、本来は避けるべきことなのです。

共連れはセキュリティ上好ましくないことであり、やらないことを事前に伝えておけば、従業員も注意するのではないでしょうか。


その他にも認証カードなどを紛失した時の対応など、システムの使用にあたり従業員が知っておくべきことは1つや2つではありません。従業員に使用方法や運用ルールを事前に伝えることを忘れないようにしましょう。


3. 定期的に点検を実施する

入退室管理システムを導入したら、定期的に動作環境などチェックすることをおすすめします。


入退室管理システムの耐用年数は6年。しかし、その間に故障することは十分考えられます。


目に見えて「動かない」ことがわかればすぐに対応できますが、一見稼働しているようでもどこかに不具合が発生していることもあります。