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【保存版】入退室管理システムとは?機能や効果、費用についてわかりやすく解説



入退室管理システムの導入を検討しているものの、仕組みや料金システムがよくわからず足踏みしているという人も多いのではないでしょうか。

入退室管理システム

入退室管理システムの主な目的は、入退室の管理を徹底してセキュリティの強化につなげることです。


その他にも

  • 出入りする人を自動的に認証して受付業務を効率化させたい

  • 部屋ごとに使い分けていた鍵を使うことなく、入退室をまとめて管理したい

  • 勤怠管理をもっと楽に行いたい

といった用途に幅広く対応しています。


また、コストを抑えたサービスや工事不要の製品も登場するなど、入退室管理システムは以前よりも利便性がアップしました。


本記事では、入退室管理システムについて理解を深めたい人向けに、その概要から効果、導入する際の費用相場まで分かりやすく説明します。

入退室管理システム

入退室管理システムについて

入退室管理システムについて調べていると、新たな情報が次々と出てきて「結局どんなシステムなのか」と混乱する人も少なくありません。


最初に知っておくべきことを以下の3点に絞りました。

  • 入退室管理室テムとは?

  • 入退室管理システムの仕組み

  • 入退室管理システム導入にあたっての注意点


各ポイントについて、見てみましょう。


入退室管理システムとは?

「入退室理システム」とは簡単にいうと、建物や部屋の出入りを管理するシステムのことです。

「いつ」「誰が」入退室したのかを記録し、それを管理するのが入退室管理システムの主な役割です。


人の入退室を記録・管理するというと、「出入り管理」を想像するかもしれませんが、出入り管理と入退室管理システムは、ほぼ同義語で用いられています。


入退室管理システムの仕組み

入退室管理システムの仕組みはとてもシンプルです。


人の出入りを管理したい扉に電気錠を設置し、入室する際に「ID認証リーダー」による認証を実施。入退室の履歴は、入退室管理ソフトに記録・保存されます。


入退室管理システムの仕組みには、大きく分けて

  1. 入室のみ認証

  2. 入退室の両方を認証

の2種類あります。


1.入室のみ認証

ID認証リーダーで入室し、退室する時は室内にある「退出ボタン」を押します。


2.入退室の両方を認証

ID認証リーダーで入室し、退室する時は室内にあるID認証リーダーを使います。


電気錠は、さまざまなタイプの扉に設置可能です。

電気錠の取り付け方には、

  • 設置工事が必要なタイプ

  • 両面テープなどを使って貼り付ける工事不要タイプ

の2種類あります。


また、入退室管理システムは複数の扉で使うことができ、パソコンなどで一元管理も可能です。


入退室管理システム導入にあたっての注意点

入退室管理システムを導入する際、留意するのは以下の2点です。

  1. 条件に合ったシステムを導入する

  2. 使用方法や運用ルールなどを従業員に周知する

  3. 定期点検を実施する


各留意点について詳しく見てみましょう。


1. 条件に合ったシステムを導入する

入退室管理システムは、利用する場所や用途に合わせて選ぶようにしましょう。


入退室管理システムと一口に言ってもさまざま製品があり、セキュリティのレベルやコスト、連携できるシステムなどが異なります。


「選択を間違えた」ということを避けるには、導入する前に入退室管理システムを設置することで、どんな課題を解決したいのかを明確にすることです。


例えば、入退室の管理と勤怠管理の効率化を目的としている場合は、勤怠管理と連携できるタイプに絞り込めますし、セキュリティを強化して企業機密を守りたいというのであれば、生体認証可能な製品に絞って検討できるでしょう。


2. 使用方法や運用ルールなどを従業員に周知する

導入した入退室管理システムをスムーズに利用するには、従業員への周知が不可欠です。


システムの使い方自体はそれほど複雑ではありません。しかし、他のシステムと連動させることによって起きた変更点について情報を共有することは、現場の混乱を防ぐことにつながります。


運用ルールを従業員に伝えておくことは、「してはいけないこととは知らずにやってしまう」ミスを防ぎます。


例えば共連れ。これは、入室しようとしてドアを開けた人の後に続いて入ることを指す言葉ですが、ID認証リーダーを使う手間が省けるからと、「ついでに入室」する場合も少なくありません。


しかし、共連れは認証されていない人の侵入を許すことになりますので、本来は避けるべきことなのです。

共連れはセキュリティ上好ましくないことであり、やらないことを事前に伝えておけば、従業員も注意するのではないでしょうか。


その他にも認証カードなどを紛失した時の対応など、システムの使用にあたり従業員が知っておくべきことは1つや2つではありません。従業員に使用方法や運用ルールを事前に伝えることを忘れないようにしましょう。


3. 定期的に点検を実施する

入退室管理システムを導入したら、定期的に動作環境などチェックすることをおすすめします。


入退室管理システムの耐用年数は6年。しかし、その間に故障することは十分考えられます。


目に見えて「動かない」ことがわかればすぐに対応できますが、一見稼働しているようでもどこかに不具合が発生していることもあります。


ある日突然使えなくなってしまった、という状況を避けるためにも、カードリーダーの反応は以前より遅くなっていないかどうか、履歴は毎回記録されているかどうかなど、定期的チェックしましょう。


入退室管理システムのメーカーの多くは、定期的な保守点検サービスや修理サービスを実施しています。導入時にサービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

入退室管理システム

入退室管理システムの主な機能

入退室管理システムには、さまざまな機能が備わっていて、それは製品によって異なります。


主な機能として

  1. 認証

  2. 履歴管理

  3. 他のシステムとの連動

が挙げられます。



1. 認証

入退室管理システムでは、「認証」を通じて入退室する人を制限しています。

入室または退室を許可するかどうかを判断する方法は、導入する入退室管理システムによって異なります。


主な認証方法について、一覧表にまとめました。

認証方式

入退室方法

特徴

入室可能者

防犯性

生体認証/バイオメトリクス認証

指紋や顔、網膜、静脈などを認証

  • 登録者本人の生体を認証するためセキュリティ性が高い

登録者本人のみ

​高

ICカード

もしくはICカードの挿入もしくはICカードをかざす

  • 社員証などとの併用が可能

  • カードを持っていれば誰でも入退室できてしまう

  • だれがどのカードを所持しているかなど管理が大変

カードを持っている人なら誰でも

暗証番号/テンキー

登録された暗証番号を押す(タッチする)

  • 低コストで導入可能

  • 番号を知っていれば誰でも入退室できる

  • セキュリティ面が低い

番号を知っている人なら誰でも

スマホ/スマートロック

スマホをかざす。アプリで開錠

  • 発行や登録の作業が簡単

  • 初期費用が低コスト

  • 永久支払い

設定されたスマホを操作できる人

QRコード

QRコードをスマホなどでかざす

  • ​QRコードで誰でも簡単に入退室

  • セキュリティ面が心配

QRコードを持っていれば誰でも

非接触タグ

専用のタグをかざす

  • 小さくて持ち運びが楽

  • 入退室はスムーズ

タグを持っていれば誰でも


新型コロナウイルス感染症の拡大により、にわかに注目を集めているのが、検温測定機能を備えた認証です。検温機能を搭載したハンズフリー認証や、検温とマスクを着用しているかどうか検知できるAI顔認証機能を備えた製品などが誕生しました。

このように、認証方法は日々進歩しています。


2. 履歴管理

入退室管理システムは、入退室管理ソフトウエアを使っていつ誰が入退室したかを記録・管理します。


主な入退室管理ソフトウエアの機能は次のとおりです。

・入退室権限の設定

・入退室ログの管理や確認

・ユーザーの登録や管理

・ID認証カードの管理

・鍵の無効化


入退室管理ソフトウエアは、入退室の履歴を時系列または種別で保存します。

大量のデータを蓄積することも可能なうえ、知りたい情報がすぐに取り出せて、入室履歴の確認も簡単です。


3. 他のシステムとの連動

入退室管理システムは、すでに導入しているシステムと連動させることも可能です。

これは、連動したシステムの機能を強化することにつながります。


例えば、防犯カメラとの連動でデータログだけでなく映像として入退室を記録でき、セキュリティが強化されます。


また、勤怠管理システムと連携することで、タイムカードの打刻がスマートロックに変わるなど勤怠管理を効率的に実施できるようになります。加えて、勤怠の記録・管理をはじめ、残業や休憩時間の所要時間の記録・管理がスムーズになり、従来の勤怠管理や労務管理の効率性がアップします。


入退室管理システムの効果

入退室管理システムには、どのような効果があるのでしょうか。メリットとデメリットという点から見てみましょう。


入退室管理システムのメリット

入退室管理システムを導入することで得られるメリットとして、以下の3つが考えられます。


  1. 入退室管理の効率化が図れる

  2. セキュリティを強化できる

  3. 情報を正確に管理できる


各メリットについて見てみましょう。


1. 入退室管理の効率化が図れる

入退室管理システムを導入することで業務の効率化が期待できます。


従来の入退室管理は出入口に入退室表を置き、時刻などを各自が記入していました。また、扉の開閉に鍵を使い、管理する扉と同じ数の鍵を持ち歩く必要があったのです。


入退室管理システムは、ログの記録や鍵を使ったドアの開閉という手間を省くことに成功しました。さらに、複数の扉を電気錠で管理することで、複数の鍵を持つことなく必要な時にスムーズな入退室が可能です。


こうした入退室管理の効率化は、警備や受付の負担を減らし、人件費を抑えることにもつながります。


2. セキュリティを強化できる

入退室管理システムを導入することで、防犯性が飛躍的に向上することが期待できるでしょう。


その理由は以下のとおりです。

  • 入室権限を設定することで、特定の人以外の出入りを制限できる

  • 入退室の詳細なデータを記録するため、事実関係の確認が容易になる


例えば、生体認証などセキュリティの高い認証方法を採用することで、危険な薬品や機密情報の持ち出しを高い確率で防ぐことができます。


また、何かトラブルが発生した時でも、履歴を確認することで「その日その時間に入室していた人物」の特定が可能です。


3. 情報を正確に管理できる

正確な情報管理も、入退室管理システムのメリットといえるでしょう。

システムを導入することで、これまで人の手によって行われていた作業が、自動でできるようになりました。これは、人為的なミスや故意に情報を操作の防止につながります。


例えば、タイムカードなら従業員が不正に打刻して労働時間をごまかすことも可能ですが、入退室管理システムはそうした不正行為をするすきがありません。さらに、労働時間を基準法が定めている1分単位で正確に計算することも可能です。


入退室管理システムのデメリット

入退室管理システムのデメリットとして、以下の2点が挙げられます。


  1. インターネット環境下のみ稼働という条件がつくことがある

  2. バッテリーが切れると使えない



1. インターネット環境下という条件がつくことがある

入退室管理システムの動作環境がBluetoothではなくインターネットを利用している場合、インターネット障害が発生すると、システムが作動しないおそれがあります。


例えば、アプリを使って解錠するスマートロックの場合、インターネットが通じなければ、入室することができません。


2. バッテリーが切れると使えない

後付タイプの入管理システムに使用するデバイスやスマホは、バッテリーを必要とするものがほとんどです。そのため、バッテリーが切れてしまうと入室できないという状況が発生する可能性があります。


鍵との併用など、トラブルが発生した時のことを想定して、対策を考える必要があるでしょう。

入退室管理システム

入退室管理システムの設置場所

入退室管理システムというと、オフィスの出入口や会議室など入退室を制限したいところや、サーバールームなど、高度なセキュリティが必要な場所に設置するイメージがあるかもしれません。


しかし、実際にはさまざまな場所に設置可能です。

入退室管理システムが幅広く利用されている背景には、他のシステムとの連携が可能なことや、さまざまな使用用途に対応できる柔軟さがあるからと考えられます。


例えば、予約管理システムと入退室管理システムを連動させると、空室状況の確認からチェックインまでの作業が効率化されるため、ホテルやレンタルオフィスなどで重宝されます。


セキュリティレベルに応じて入室管理を使い分けられるという点も、さまざまな場所に導入しやすい理由と考えられます。


例えば、建物の出入口は、スマホなどで通過できるものにし、危険物を保管している場所は生体認証を必要とするといったことも、入退室管理システムなら可能です。


入退室管理システムを導入する際にかかる費用

入退室管理システムの導入にかかる費用は、導入するシステムの種類によってばらつきがあります。


導入する際にかかる費用には、大きく分けて

  1. 初期費用

  2. 月額費用

の2種類に分けられます。


1. 初期費用

システム導入時に必要な初期費用には、

・認証機器の価格

・設置費用

がかかります。


入退室管理システムの構築に不可欠な認証機器の価格は、メーカーや設置する扉の数などによって異なりますが、ここでは導入時の費用相場について、認証方法別にご紹介します。


認証方法

導入時の費用相場

暗証番号/テンキー

2~15万円

ICカード

0~30万円(初期費用無しプラン有月額だと5,000円程度)