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「入退室管理システム」の基礎から選び方、注意点まで


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こんにちは。ピース株式会社が運営するスマートロック(入退室管理システム)のITサービスチームです。


入退室管理システムとは、人の入室や退室を管理する出入り管理の事を言います。防犯上の観点からだれがいつ入退室したのかなどの履歴を残します。


初めての方などはどのようなものを選んだらいいのか?価格面はどのくらいするのかなど様々な疑問があると思います。


こちらでは、入退室管理システムの基礎知識から注意点、具体的な運用方法まで解説します。入退室管理システム初心者の方はもちろん、本格的に運用したい方にもおすすめの内容になっています。


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 目次                                                    



入退室管理システムとは?

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入退室管理システムとは、人の入室や退室などを管理するシステムの事です。防犯上の対策としていつだれが入室、退室したのか?の履歴を残します。


入退室管理は主にオートロックの環境下で行われ登録者を認証することでドアが開錠します。認証方法にはICカードや顔認証、指紋認証、暗証番号など様々な種類が存在します。セキュリティ性や利便性などを考慮して選定しましょう。


また、入退室管理システムはだれがいつ入室退室する履歴が残る為、タイムカード代わりとして勤怠管理としても活用されています。


入退室管理システムを導入する主な目的は?


防犯上の理由(外部)

外部の不審者や泥棒の侵入方法の中の一定数は無施錠という事実があります。オートロック化をすることで鍵の閉め忘れを防ぎ、外部の人間の侵入を防ぎます。


内部不正などの危機管理

近年の犯罪では外部の犯行よりむしろ内部犯行が増加傾向にあります。犯人を捕まえるというよりも犯罪を起こさせないための危機管理が必要な時代です。

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勤怠管理


企業の運営で業務が膨らんでいくことも大きな課題となっています。入退室管理と併用することでタイムカードなどのアナログな管理を脱却し業務効率を図りましょう。




オートロック化などの利便性(鍵が不要)

オートロック化により鍵を渡し管理したり、持ち歩く必要もなくなり、利便性が向上します。


会員管理

フィットネスジムや会員制の飲食店など会員制のサービスをされている事業者が入退室管理システムを活用し会員管理を行っています。


受付の無人化

今や「無人化」は流行のワードと言えるでしょう。入退室管理システムを活用し関係者のみの入室を許可するだけでなく、一定の時間だけスポットの利用許可をすることで受付人員の削減に成功しています。



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入退室管理システムの特徴


誰がいつ入退室したか?履歴管理ができる。

顧客情報やマイナンバーなど個人情報保護の観点から企業が情報保護に関する危機管理の重要性がさけばれています。


また昨今の事件では外部の泥棒などの犯行ではなく、内部不正や情報流失などの内部の犯行による事件が増えてきています。


企業側は危機管理対策を行っているかいないかという部分が見られてしまいます。


入退室管理を行うことでいつだれが入室、退室したのか履歴を残すことで危機管理の対策をすることができます。


主な入退室管理システムの主な認証方法


ICカード

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ICカードを利用した認証方法です。主にFelicaやmifareなどの規格を用いたカードを登録し認証します。社員証などと併用して活用している企業も多いです。登録しているカードを持っていれば誰でも入室できてしまうというデメリットがあります。




暗証番号

暗証番号などを利用した認証方法です。暗証番号がわかっていれば誰でも開錠することができます。ただし便利ではありますが番号を知られてしまうと誰でも入れてしまうというのは逆に弱点でもあります。


顔認証

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人の顔を認証する方法です。今ではパソコンやスマートフォンなどにも顔認証が採用され、認証方法のスタンダードとなりつつあります。その分利便性やセキュリティ性あらゆる面でメリットが多いです。




指紋認証

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人の指紋を認証する方法です。顔認証同様人の生体を認証するので登録者本人以外認証できないためセキュリティ性が高いです。ただし指紋認証は冬場など乾燥する時期読み取りづらくなったりする場合があります。






スマートフォン認証(スマートロック)

アプリやWEBページ、QRコードなどスマートフォンを活用した認証方法です。


QRコード認証

QRコードを活用した認証方法です。QRコードを発行することでスポットで入室を許可するなど一時的な入室管理に利用されたりします。QRコードを発行により気軽に入室許可できるという利便性と比例してセキュリティ性は課題が残ります。


入退室管理システムの構成イメージ


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入退室管理システムでは一般的に認証機(リーダー)と電気錠、制御盤などで構成されています。

最近の機器は認証機と電気錠のみで動作するもの、スマートロックなど取り付けが簡単なものなど簡単な構成ものもでてきています。


■主な構成

  1. 認証機(リーダー)+電気錠(電磁錠含む)+制御盤+(コントローラー)

  2. 認証機(リーダー)+電気錠(電磁錠含む)

  3. スマートロックや電子錠単体

■オートロック方法


一般的な電気錠

一般的な電気錠の良いところは一番デザイン性が高いです。基本ドア内のカギを交換するので見栄えは変わらずにオートロック化できます。入退室管理システムの構成では一番多く利用されています。


外付けの電磁錠

電磁錠は外付けで既存のドアの種類や形状に左右されにくいため、ほぼあらゆるドアに取り付け可能です。一般的な電気錠だと取り付けが難しい引き戸なども取付できます。


スマートロック

スマートロックは外付けで両面テープで設置します。少し頼りない感じもしますが取り付けの簡単さはあります。簡易的に設置するにはいいでしょう。


その他電子錠

電子錠は電池などで動作する簡易的な錠前です。主に住宅など補助鍵として使用する場合が多いです。コストも安く比較的簡単に取り付けられますが履歴を残したり他のシステムと連携したりはほとんどできません。


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入退室管理システムの選び方


履歴について


履歴は必要か?

だれがいつ入室したのか?など履歴管理は必要か?何かあったときに管理できれば良ければほとんどの機器に履歴機能はついていると思うのでスタンドアロンの使い方でOKです!ただ定期的に履歴を確認したり別で保存したいなどの理由があればLANのネットワークに接続してパソコンなどで認証機器のメーカーのソフトで管理する場合多いです。

履歴自体がもし必要なければオートロック化するだけでよいので入退室管理システムとは言わないかもしれませんが電子錠など比較的安価なもので対応できます。


セキュリティ性


認証方法のセキュリティ性比較

セキュリティ性

コスト面

メリット

デメリット

​ICカード

ICカードを渡せばだれでも出入りできる

ICカードを持っていれば関係者以外も出入りできてしまう

暗証番号

暗証番号だけで誰でも出入りできる

暗証番号を知っていれば関係者以外も出入りできてしまう

顔認証

手ぶらで出入りできる。非接触で開錠できる

極端に顔が変わった場合、再登録が必要

指紋認証

手ぶらで出入りできる

時期や個人差で指紋が認証しづらいことがある

スマートホン

(スマートロック)

(初期費用があり、月額費用が高い場合がある)

鍵を持たずにスマホで開錠できる

スマホと暗証番号があれば関係者以外も出入りできてしまう

QRコード

QRコード発行で誰でも出入りできる

QRコードさえあれば関係者以外も出入りできてしまう。

ICカードや暗証番号

ICカードや暗証番号は関係者以外に出入りされるリスクが高めです。近年の犯罪の中でも元従業員など元関係者の犯罪が多くみられ、ICカードをもっていた暗証番号を知っていたから犯行に及んだというケースあります。


顔認証や指紋認証などの生体認証(バイオメトリクス認証)

顔認証や指紋認証は、鍵やスマホなど何かを携帯する必要がないため非常に利便性が高いです。また生体を認証するため関係者以外の他人の出入りを防ぐセキュリティ性が極めて高いです。


スマートロックやQRコード

今やスマホは誰でも持っているため利便性は高いです。ただし、他人が操作することが絶対にできないわけではないためセキュリティ性の件はあります。特にQRコードは他の人間に共有されたりするリスクがあります。



扉について

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既存扉の種類

  • 開き戸

  • 引き戸

  • 吊り戸

  • 自動ドア

  • ガラス扉

様々な種類がありますが、電気錠などの錠前にもかなりの種類がありますので基本的に扉を交換するという必要はありません。


導入したい扉の数は?

設置したいドアは何枚かを確認する。エントランスや会議室、サーバー室など設置したい部屋がたくさんある場合。


入室管理だけか?退室は管理するのか?

入室だけ履歴が残ればよいのか?それとも退室した時間なども知りたいなど状況や運用方法によって外側だけでなく内側にも認証機器を設置します。


設置場所について

設置場所が屋内か屋外か?特に防水面で関係します。屋外設置の場合は防水性能を持っている機器である必要があります。


操作性について


操作は簡単か?(登録は簡単か?)

初回の設定は業者でやったとしても、入退室管理では基本的に登録者の入れ替わりは発生します。新しい登録に限らず、例えば会社を退職した方を抹消する必要があったり登録と消去の作業があったときに業者しかできない機器を選んでしまうとその都度お金が発生してしまうなんてことも。実機などを確認して操作を確認してから設置することをおすすめします。


アフターフォローや保証について

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導入の際は入口の事だけでなく出口の事も考えなくてはなりません。設置して使えれば問題ないなんてことはありません。ここではいくつか設置後に起きうる課題や問題点を整理してみましょう。


操作方法

設置後しばらくして、いざ登録しよう。あれ操作方法分からない。どこに聞いたらいいの?


困ったときの相談する際はどこ?

不具合や修理、操作方法も含めて困ったときにどこに連絡すればよいのか?メーカーによっては電話窓口を用意していなかったり、電話してもなかなか繋がらないなんてことも・・・


故障などの保証はあるの?

これはメーカーや業者によって様々ですが、1年しか保証がありませんというところもあれば、5年以上の長期の保証を用意しているところもあります。また単純な機械故障だけ保証するケースもあればいわゆる動産保険などの風水害や落雷などの災害も保証します。という手厚いところもあります。


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入退室管理システムの価格について

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はじめにかかる費用

入退室管理システムの初期費用について、一般的な入退室管理システムの価格としては大きく分けて3つのパターンがあると思います。


①機器購入費用+設置費用を一括で支払う

はじめに機器代金の購入費用や設置費用などを含めてかかるパターン。この場合月額費用は無しか、かかっても少額だと思います。


②初期費用として一部料金を支払う

初期費のとして一部料金を支払うパターン。スマートロックなどはこのパターンが多く、クラウド利用料など比較的月額が高額なケースが多いでしょう。


③初期費用無し

初期費用無しのパターンは初期費用は言葉の通り無料でかかりません。月額も比較的リーズナブルなケースが多く導入しやすいでしょう。ただ最低利用期間はあると思いますので確認しましょう。


月額費用など

上にも書かれていますが、一括購入なはの場合は月額費用は少な目、逆にスマートロックなどのサブスク商品は月額費用が高めだったりします。リースなどの場合は月額料金のバランスがよいですが最低利用期間はあると思います。


月額費用としての主な内訳

  • 機器のリース料

  • 保守料

  • クラウド利用料


入退室管理システムの機能について


入退室の履歴管理

履歴管理

入退室管理の一番メインの機能といってもいいのは履歴管理です。いつだれが出入りしたのかという出入り管理をするうえで、使用され信頼されているのが入退室管理システムです。履歴を管理する方法は主に3つ


  1. 本体のメモリー

  2. 外部のパソコンやサーバー

  3. クラウド

履歴管理をするうえでどれがいいのかは一長一短あると思いますが、履歴を管理するという目的においてはどれも共通して実現できますので、あとは使い勝手の面で考慮すればよいでしょう。


オートロック化

日常の利便性はこの機能が一番実感できるでしょう。自動で鍵が閉まる。認証すれば自動で開錠する。たったこれだけですが、毎日の作業と考えると便利さを感じますし、そういったお声も多いです。またオートロックにすることによって施錠忘れなどを防ぐことができます。施錠忘れによる侵入犯罪は常に多いため防犯性ももちろん向上します。


勤怠管理

従業員の労働時間を把握することは、労働安全衛生法によって義務化されています。勤怠管理は現状タイムカードなどでやられている企業も多いと思います。タイムカードを押す従業員もそうですが管理する側にも大きな負担です。入退室管理は日常生活の一環の中で勤怠管理を可能にします。


体温測定機能(サーマル)

コロナに関連して体温測定機能は非常に普及しました。実際入退室管理機能としてだけでなく体温測定用にのみ使われることも多いです。アフターコロナも非接触や測温機能などこういった危機管理は入退室管理の必須課題となるでしょう。


API連携(他のシステムとの連携)

例えば既存の予約システムなど他のシステムと連携して予約者を入室させたり、より高度な使い方をする場合API連携を活用します。いわゆるオーダーメイドにシステムを構築していくのでその分自由度も価格面も高くなってきます。


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入退室管理導入の注意点


ここでは入退室管理システムの導入にあたっての注意点をご紹介していきます。


初めて導入するという方も多いと思いますし、顔認証や指紋認証などのバイオメトリクス認証やスマホ、QRコードによる認証、クラウドなど新しい技術もどんどん取り入れられ便利な面も多くなりましたが、注意しなければならない点もぽつぽつ出てきています。


入退室管理の弱点!共連れとは?


共連れとは他の人の認証と開錠に紛れて一緒に入室することを言います。入退室管理においては一番の弱点といえるでしょう。共連れに対してよく言われている対策は3つあります。


  • アンチパスバック

  • セキュリティゲート

  • 監視カメラ

アンチパスバック

アンチパスバックは入室時、共連れなどで認証されず入室した人間は退室時認証されず開錠されない仕組みの事を言います。

ただこちらには弱点があり退室時も他者と共連れで退室はできてしまいます。


セキュリティゲート

駅などのゲートなどと同じく物理的に1名ずつしか入室できないため、共連れを防ぐ方法としては効果的です。ただし、セキュリティゲートは非常にコストが高いというところがデメリットになります。


監視カメラ

共連れの対策として一番現実的かつ効果的なものは監視カメラといえるでしょう。監視カメラは人の目の代わりとして24時間録画監視しています。入退室管理システムと併用することでより効果的な危機管理が可能となるでしょう。


入退室管理システムの基礎から選び方、注意点までのまとめ

入退室管理システムを導入すことによってオートロックなどの利便性やいつだれが入室したのかなどのセキュリティ性も向上し、これからの時代は、監視カメラのようにスタンダードになってくるでしょう。その一方で入退室管理システム種類が多様化して、顔認証、指紋認証などの生体認証や、ICカードを使用した認証、スマホ認証など幅広くどれを選んだらいいのかわかりにくくもなってきています。導入する店舗や企業の業種業態によって使い分ける必要があるでしょう。そんな時はぜひこの記事を参考にしていただいたり、よりお聞きになりたいことがありましたらお気軽にお問合せご相談ください。


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